Özlük Yönetimi Modülü
Çalışanlar ve İK yöneticileri için adım adım kullanım kılavuzu
Başlarken
Tüm kullanıcılar için: sisteme giriş ve arayüzün kullanımı.
1. Sisteme Giriş
Modül için ayrı bir kullanıcı adı veya şifre gerekmez. Dakika oturumunuzla tek oturum açma (SSO) yöntemiyle otomatik olarak giriş yaparsınız.
- Dakika uygulamasına kullanıcı bilgilerinizle giriş yapın.
- Uygulamalar galerisinde Özlük ikonunu bulun ve tıklayın.
- Tarayıcıda ozluk.dakika.com.tr açılır ve Ana Sayfa otomatik olarak yüklenir.
Herhangi bir Dakika modülünden çıkış yaptığınızda Özlük Yönetimi modülünden de otomatik olarak çıkış yapılır. Aynı şekilde Özlük modülünden çıkış yaptığınızda tüm Dakika modüllerinden çıkmış olursunuz.
2. Arayüzü Tanıyalım
Modülün tüm sayfaları aynı ekran yerleşimini kullanır: solda menü, üstte kurum seçimi ve kullanıcı alanı, ortada sayfa içeriği.
Dil değiştirme
Sağ üst köşedeki bayrak simgesine tıklayarak arayüz dilini Türkçe ve İngilizce arasında değiştirebilirsiniz.
Çıkış yapma
Sağ üst köşedeki kullanıcı simgenize tıklayın ve Çıkış seçeneğini seçin. SSO oturumunuz sonlandırılır ve tüm Dakika modüllerinden çıkış yapılmış olur.
Listelerde sayfalama
Tüm listelerin altında sayfalama alanı bulunur. Sayfa başına açılır listesinden bir sayfada kaç kayıt gösterileceğini seçebilir, Önceki / Sonraki butonları veya sayfa numarası ile sayfalar arasında geçiş yapabilirsiniz. << ve >> butonları ilk ve son sayfaya götürür.
Çalışan Kılavuzu
Belgelerinizi görüntüleme, indirme ve takip etme.
3. Ana Sayfa
Modüle ilk girişte Ana Sayfa açılır. Bu ekranda belgelerinizin genel durumunu tek bakışta görürsünüz.
Özlük Genel Bakış
| Kart | Ne gösterir? |
|---|---|
| Hazır Rapor | Sisteme yüklenmiş ve görüntülenmeye hazır belgelerinizin sayısı. |
| Kritik Belge | Dikkat etmeniz gereken belgelerin sayısı (ör. süresi dolmak üzere olan belgeler). |
| Bu Ay Yaklaşan | Geçerlilik bitiş tarihi içinde bulunduğumuz ay olan belgelerin sayısı. |
Özlük Raporlarım
Sizin için yüklenmiş belgeler kart şeklinde listelenir. Her kartta belge adı, oluşturulma tarihi ve durum etiketi yer alır. Belgeyi açmak için kartın sağındaki Raporu Aç ↗ bağlantısına tıklayın.
Süresi Yaklaşan Özlük Bilgileri
Geçerlilik bitiş tarihi girilmiş belgeleriniz, sona erme tarihine göre sıralı olarak listelenir. Her satırda belge adı, bitiş tarihi ve bugünün tarihine göre otomatik hesaplanan kalan gün sayısı gösterilir.
4. Özlük Durumu
Sol menüdeki Özlük Durumu sayfasında size ait tüm belgeleri görebilir, arayabilir, görüntüleyebilir ve indirebilirsiniz.
Tablo kolonları
| Kolon | Açıklama |
|---|---|
| Belge Adı | Yüklenen dosyanın adı |
| Belge Türü | Belgenin ait olduğu tip (ör. Kimlik Bilgisi) |
| Durum | Tamamlandı: dosya yüklü · Eksik: dosya yok |
| Zorunlu mu? | Belge tipinin zorunlu mu opsiyonel mi olduğu |
| Başlangıç Tarihi | Belgenin geçerlilik başlangıç tarihi |
| Bitiş Tarihi | Belgenin geçerlilik bitiş tarihi (girilmemişse “-”) |
| İşlemler | Satır sonundaki ⋮ simgesi: İndir / Görüntüle |
5. Sık Kullanılan İşlemler
Belge görüntüleme
- Sol menüden Özlük Durumu sayfasını açın.
- Listeden ilgili belgeyi bulun (gerekirse Belge Ara veya Belge Türü filtresini kullanın).
- Satırın sonundaki ⋮ simgesine tıklayıp Görüntüle'yi seçin.
- Belge yeni bir sekmede açılır.
Belge indirme
- Sol menüden Özlük Durumu sayfasını açın.
- İndirmek istediğiniz belgeyi listede bulun.
- Satırın sonundaki ⋮ simgesine tıklayıp İndir'i seçin.
- Dosya cihazınıza indirilir.
Yaklaşan belgelerimi takip etme
Ana Sayfadaki Süresi Yaklaşan Özlük Bilgileri bölümü, bitiş tarihi yaklaşan belgelerinizi kalan gün sayısıyla birlikte otomatik listeler. Bu bilgiyi İK departmanınızla paylaşarak belgenizin zamanında yenilenmesini sağlayabilirsiniz.
- Kendi belgelerinizi sisteme yükleyemezsiniz; yükleme yalnızca İK yöneticiniz tarafından yapılır.
- Belge yükleme veya güncelleme taleplerinizi İK departmanınıza iletin.
- Durumu Eksik olan bir belge için İK yöneticinizle iletişime geçin.
İK Yöneticisi Kılavuzu
Belge tipleri, personel evrakları, toplu aktarım, raporlar ve bildirimler.
6. Özlük Belge Tipleri
Sol menüdeki Özlük Belge Tipleri sayfasında kurumunuzda kullanılacak belge tiplerini (ör. Kimlik Bilgisi, Diploma, Adli Sicil, SGK belgesi) tanımlar ve listelersiniz. Personelin hangi belgelerinin eksik olduğu bu tanımlara göre hesaplanır.
Yeni belge tipi ekleme
- Sağ üstteki + Ekle butonuna tıklayın; Özlük Belge Tipi Ekle penceresi açılır.
- Belge Adı alanına belge tipinin adını yazın.
- Kurumlar alanında belge tipinin geçerli olacağı kurumları işaretleyin. Tümünü genişlet ile alt birimleri açabilir, Temizle ile seçimleri kaldırabilirsiniz. Seçili kurum sayısı alanın altında gösterilir.
- Belge zorunluysa Zorunlu mu? anahtarını açın.
- Ekle butonuna tıklayın. Kayıt anında listeye eklenir. Vazgeçmek için İptal'e tıklayın.
- Yeni belge tipi eklemeden önce Listede Ara ile aynı tipin daha önce tanımlanıp tanımlanmadığını kontrol edin.
- Belge adlarını kurumsal isimlendirme standartlarınıza uygun girin.
- Bir belge tipinde yapılan değişiklik veya silme işlemi, o tipe bağlı tüm personelin evrak listesini ve eksik evrak hesaplamasını etkiler. Bu işlemleri dikkatli yapın.
7. Özlük Yönetimi (Personel Listesi)
Sol menüdeki Özlük Yönetimi sayfası, yetkiniz kapsamındaki birimlerde çalışan tüm personeli listeler. Kurum seçildiğinde varsayılan olarak o kurumdaki tüm çalışanlar gösterilir.
Liste kolonları
| Kolon | Açıklama |
|---|---|
| Çalışan ID | Çalışanın sistemdeki kimlik numarası |
| TC | Çalışanın TC kimlik numarası |
| Ad Soyad | Çalışanın tam adı |
| Ünvan | Çalışanın unvanı |
| İşe Giriş Tarihi | Çalışanın işe başlama tarihi |
| Belgeler | ⋮ menüsünden Özlük Evrakları'na tıklayarak çalışanın kişisel evrak sayfasına geçilir |
8. Çalışan Özlük Detayı
Personel listesinde ilgili çalışanın Belgeler kolonundaki ⋮ menüsünden Özlük Evrakları'na tıkladığınızda Çalışan Özlük Detayı sayfası açılır. Bu sayfada çalışanın tüm belgelerini yönetirsiniz.
Evrak tablosu ve işlemler
| Kolon / İşlem | Açıklama |
|---|---|
| Belge Adı | Yüklenen dosyanın adı (dosya yoksa “-”) |
| Belge Türü | Belge tipinin adı |
| Durum | Tamamlandı: yüklü · Eksik: yok |
| Zorunlu mu? | Zorunlu / Opsiyonel |
| Başlangıç / Bitiş Tarihi | Belgenin geçerlilik tarihleri |
| ⋮ → İndir | Belgeyi cihazınıza indirir |
| ⋮ → Yükle | Yükleme penceresini açar (yeni yükleme veya yeni sürüm) |
| ⋮ → Sil | Dosyayı sistemden kaldırır; belge tekrar Eksik durumuna düşer |
Belge yükleme adımları
- İlgili evrak satırının sonundaki ⋮ simgesine tıklayıp Yükle'yi seçin. Yükleme penceresi açılır ve yüklenecek belgenin adı otomatik görüntülenir.
- Geçerlilik başlangıç tarihi varsayılan olarak bugünün tarihiyle gelir; gerekirse değiştirin.
- Varsa geçerlilik bitiş tarihini girin. Bu alan zorunlu değildir; girildiğinde belge “Süresi Yaklaşan” listelerinde ve e-posta bildirimlerinde yer alır.
- Dosya Seç butonunu kullanın ya da dosyayı sürükle-bırak alanına bırakın.
- Yüklemeyi tamamlayın. Belge Tamamlandı olarak güncellenir.
JPEG, PNG, PDF, Word (.docx, .doc) ve benzeri yaygın ofis formatları.
Aynı evrak için yeniden yükleme yaptığınızda son sürüm tabloda aktif olarak görünür; önceki sürümler geçmiş olarak saklanır.
9. Süreci Tamamlama
Çalışan Özlük Detayı sayfasının sağ alt köşesinde Tamamla butonu bulunur. Bu buton, çalışanın özlük evrak sürecinin tamamlandığını onaylamak için kullanılır.
- Eksik evrak bulunduğu sürece buton pasif (gri) kalır; eksik evraklar tabloda Eksik olarak görünür.
- Özlük Belge Tipleri ekranında tanımlanan evrakların tamamı yüklendiğinde buton aktif hâle gelir.
- Butona tıklayarak çalışanın özlük sürecini kapatabilirsiniz.
10. Özlük Raporları
Sol menüdeki Özlük Raporları sayfasında birim personelinizin eksik evraklarını raporlarsınız.
Eksik evrak raporu oluşturma
- Sayfa açıldığında birimdeki tüm personel varsayılan olarak seçili gelir.
- Yalnızca belirli kişiler için rapor almak istiyorsanız diğerlerinin işaretini kaldırın.
- Rapor Oluştur butonuna tıklayın.
- Sistem eksik evrakı olan personeli hesaplar ve rapor Excel (.xlsx) olarak otomatik indirilir.
Raporda yalnızca en az bir eksik evrakı bulunan personel listelenir. Tüm evrakları tam olan personel rapora dahil edilmez.
11. Toplu Belge Aktarımı
Sol menüdeki Toplu Aktarım sayfası, çok sayıda personelin belgelerini tek tek yüklemek yerine bir Excel aktarım tablosu ve belge dosyalarıyla tek seferde yüklemenizi sağlar. İşlem dört adımlı bir sihirbazla yapılır: Şablon → Hazırla → Yükle → Sonuç.
Aktarım adımları
- Şablon: Aktarım için kullanılacak Excel şablonunu edinin.
- Hazırla: Şablonu doldurun. Her satırdaki Dosya Adı değerinin, yükleyeceğiniz belge dosyasının adıyla birebir aynı olmasına dikkat edin.
- Yükle: Doldurduğunuz .xlsx dosyasını Aktarım Tablosu alanına, belgeleri Belge Dosyaları alanına sürükleyin veya Dosya Seç ile seçin. Dilerseniz hepsini tek bir .zip paketi olarak Tek ZIP paketi yükle ile ya da Aktarım Tablosu alanına .zip bırakarak yükleyebilirsiniz. Ardından Aktarımı Başlat'a tıklayın.
- Sonuç: Aktarımın sonucunu inceleyin.
Aktarım tablosu (.xlsx) seçilmeden Aktarımı Başlat butonu pasif kalır ve ekranda “Aktarım tablosunu (.xlsx) seçin.” uyarısı görünür.
12. Otomatik E-posta Bildirimleri
Yüklenen bir evrak için geçerlilik bitiş tarihi girilmişse, bu tarih yaklaştığında İK yöneticisine otomatik bilgilendirme e-postası gönderilir.
| Bildirim eşiği | Ne zaman gönderilir? | Alıcı |
|---|---|---|
| 7 gün kala | Bitiş tarihine tam 7 gün kaldığında | Kurumun tanımlı İK yöneticisi |
| 3 gün kala | Bitiş tarihine tam 3 gün kaldığında | Kurumun tanımlı İK yöneticisi |
E-posta içeriği
- Konu: Evrak Bitiş Tarihi Yaklaşan Kayıt Bilgilendirmesi / Document Expiration Information
- Aynı gün eşiğe giren birden fazla evrak gruplanarak tek bir özet e-posta ile gönderilir.
- E-postada ilgili personel ve evrak bilgilerini içeren bir Excel eki bulunur.
- Kurumda İK yöneticisi tanımlı değilse bildirim gönderilmez.
- Bitiş tarihi geçmişte kalan evraklar bu akışa dahil edilmez; yalnızca ileri tarihli evraklar işlenir.
- Bitiş tarihi girilmemiş evraklar için bildirim gönderilmez.
Ekler
Durum etiketleri, sık sorulan sorular ve terimler sözlüğü.
13. Durum ve Etiket Açıklamaları
| Etiket | Anlamı | Ne yapmalı? |
|---|---|---|
| Tamamlandı | Belge sisteme yüklenmiş ve aktiftir. | İşlem gerekmez. |
| Eksik | Bu belge tipi için henüz dosya yüklenmemiştir. | Çalışan: İK'ya başvurun. İK: belgeyi yükleyin. |
| Hazır | Ana Sayfada, belgenin yüklü ve açılmaya hazır olduğunu gösterir. | Raporu Aç ile görüntüleyin. |
| Zorunlu | Belge tipi zorunludur; süreç tamamlanması için yüklenmelidir. | — |
| Opsiyonel | Belge tipi isteğe bağlıdır. | — |
14. Sık Sorulan Sorular
- S: Özlük modülüne girmek için ayrı bir şifreye ihtiyacım var mı?
- Hayır. Dakika oturumunuzla SSO üzerinden otomatik giriş yapılır.
- S: Ana Sayfamda “Kayıt bulunamadı” yazıyor. Ne yapmalıyım?
- Sizin için henüz belge yüklenmemiştir. Belge yüklenmesi için İK departmanınızla iletişime geçin.
- S: Belgemi kendim yükleyebilir miyim?
- Hayır. Belge yükleme ve güncelleme yalnızca İK yöneticisi tarafından yapılır; talebinizi İK'ya iletin.
- S: Süresi yaklaşan belgem listede görünmüyor.
- Listede yalnızca bitiş tarihi girilmiş belgeler yer alır. Belgenin bitiş tarihinin sisteme girilmesi için İK'ya başvurun.
- S: (İK) Tamamla butonu neden pasif?
- Çalışanın en az bir evrakı Eksik durumdadır. Tüm evraklar yüklendiğinde buton aktif olur.
- S: (İK) Bir personeli Özlük Yönetimi listesinde göremiyorum.
- Yalnızca yetkili olduğunuz birimlerdeki personel listelenir. Doğru kurumun seçili olduğunu ve filtrelerin temiz olduğunu kontrol edin; gerekirse Dakika yöneticinizden yetki kapsamınızın genişletilmesini isteyin.
- S: (İK) Bitiş tarihi yaklaşan evrak için e-posta gelmedi.
- Kurumda İK yöneticisi tanımlı olduğundan ve evrakın ileri tarihli bir bitiş tarihi bulunduğundan emin olun. Bildirimler yalnızca 7 ve 3 gün kala gönderilir.
- S: Sisteme erişemiyorum.
- Dakika yöneticinizle veya IT destek ekibiyle iletişime geçin.
15. Terimler ve Tanımlar
| Terim | Açıklama |
|---|---|
| SSO (Single Sign-On) | Tek oturum açma; Dakika kullanıcı bilgileriyle Özlük modülüne otomatik giriş. |
| Belge (Evrak) Tipi | Adli Sicil, Diploma, SGK belgesi gibi önceden tanımlanmış belge kategorisi. |
| Özlük Durumu | Çalışanın tüm belgelerini görebildiği listeleme sayfası. |
| Süresi Yaklaşan Özlük Bilgileri | Bitiş tarihi yaklaşan belgelerin Ana Sayfada gösterildiği bölüm. |
| Kalan Gün | Belgenin bitiş tarihine kaç gün kaldığını gösteren, otomatik hesaplanan değer. |
| Süreci Tamamla | Bir çalışanın tüm evraklarının yüklendiğinin onaylandığı akış. |
| Geçmiş (History) | Aynı evrak yeniden yüklendiğinde önceki sürümlerin saklandığı yapı. |
| Özlük Raporları | Eksik evrakı olan personelin listelendiği, indirilebilir Excel raporu. |
| Toplu Aktarım | Excel tablosu ve belge dosyalarıyla çok sayıda belgenin tek seferde yüklenmesi. |
