Genel Zimmet Yönetimi (HR ekranları)
İlgili giriş için işlem yapılmak istenen departman-işyeri-şirket veya grup üzerinden kurum işlemeleri altında yer alan “Genel Zimmet Yönetimi” ekranına giriş sağlanmalıdır.
Bu ekran, İK ekiplerinin zimmet süreçlerini uçtan uca yönetilen merkezi işlem panelidir.
HR bu alan üzerinden çalışan tabanlı zimmetleri görüntüleyebilir, yeni zimmet parçalarını, ekipman özelliklerini yapabilir ve ihtiyaç halinde raporlayabilir.
Genel olarak çalışan seçim, üst bölümdeki filtre ve işlem butonları, orta alanda seçilen çalışana ait kayıtların yerini alır.
Kısacası bu ekran; arama, listeleme, işlem başlatma ve raporlama adımlarının tamamını tek bir yerde toplar.
Ekipman- Marka/Model Oluşturma Bölümü
Yeni bir zimmet talebi oluşturmadan önce, sistem Ekipman-Marka/Model tanımının yapılmış olması zorunludur.
Şirkete ait ekipman bilgileri tanımı “Zimmet Talebi Oluştur” adımı tamamlanamaz. Bu nedenle izlenecek sıra şu şekildedir:
1. Ekipman- Marka/Model Birleştirilmiştir.
2. Ekipman adı ve marka/model bilgisi eklenir.
3.Gerekli tüm ekipmanlar listeye tanımlanır ve Kaydet ile kayıt altına alınır.
4. Tanımlamanın ardından zimmet talebi oluşturma işlemine geçilir
Zimmet Talebi Oluşturma
Bu adımda “Zimmet Talebi Oluştur” butonu kullanılarak ilgili çalışan için yeni zimmet kaydı başlatılır.
Taleple uyumlu ekipman, marka/model, zimmet tarihi ve gerekli açıklama alanları doldurulup kayıt tamamlanır.
Ekle butonu ile birlikte fazla eşya tek seferde zimmetlenebilir.
Kayıt sonrası talep, çalışanın zimmet listesi görüntülenebilir ve raporlara yansır.
Zimmet talebi sadece aktif çalışması bulunan personeller listelenir.
Oluşturulan Zimmetin Görüntülenmesi
Zimmet talebi oluşturulduktan sonra kayıt, Zimmet yönetimi sayfasından görüntülenebilir. Bu sayfada talebin ekipman bilgisi, zimmet tarihi, işlem tarihi ve güncel durumu takip edilebilir.
Görüntüle düğmesi tıklandığında Zimmet Detayı penceresi açılır, seçilen kayıt ve tüm kayıtlarda sadece okuma modu ile gösterilir.
Düzenleme ve iptal etme işlemleri
Düzenleme butonuna tıklandığında, zimmet talebi üzerinde ekipman ve marka/model bilgileri güncellenebilir.
Gerekli değişiklikler yapıldıktan sonra Güncelle ile kayıt yapılır, Vazgeç ile işlem iptal edilir.
Yönetici onay verirse Düzenle butonu inaktif duruma geçmektedir.
İptal Et butonunda süreç duruma göre iki şekilde ilerler:
• Talep henüz yönetici onayı almamışsa, HR talebi doğrudan iptal edebilir (kayıt silinir).
• Talep yönetici onayı aldıysa, doğrudan iptal edilmez; süreç Yönetici İptal Onayı adımına yönlenir.
Bu sayede onaylanmış taleplerde iptal işlemi kontrollü ve onay mekanizmasına bağlı şekilde yürütülür.
Offboarding Alanı
Offboarding tabı, ayrılma sürecindeki kişilere ait zimmetlerin iade takibini yapmak için kullanılır.
İlgili çalışan sol panelden seçildikten sonra getir butonunu baz alarak ekranda listelenir. Burada sadece Bitiş tarihi verilmiş ve üzerinde zimmet bulunan kullanıcılar listelenir.
Bu alanda HR; çalışanda bulunan ekipmanları toplu şekilde görebilir, teslim bekleyen kayıtları izleyebilir ve teslim alınan zimmetlerin durumunu süreç adımlarına uygun olarak
güncelleyebilir.
Kısacası bu ekranın amacı, ayrılış sürecinde şirket ekipmanlarının eksiksiz geri alınmasını sağlamak ve tüm adımları kayıt altına almaktır.
Teslim alındı butonu tıklandığında sistem önce onay açma penceresini gösterir.
Evet, İşaretle seçildiğinde ilgili kayıt durumu Teslim Alındı olarak güncellenir ve işlem düğmesi Geri Al olarak değişir.
Bu yapı, yanlışlıkla yapılan işaretlemelerde etiketleme için eklenmiştir.
Hatalı bir tıklama yapıldıysa Geri Al butonuna basılarak kayıt bir önceki durumuna geri çekilebilir.
EKİBİMİN ZİMMETLERİ EKRANI
Ekibimin Zimmetleri Ekranına giriş sağlamak için Çalışma İşlemleri paneli adı altında yer alan “Ekibimin Zimmetleri” ekranı tıklanmalıdır. Bu ekranda yönetici kendine bağlı ekibi için onay işlemleri ve reddetme işlemleri sağlayabilir.
Sayfanın sağ üst köşesinde yer alan “Aktif Zimmet Raporu” bölümünde yöneticinin kendine bağlı çalışanlar için aktif olan zimmet kayıtlarını listeleyebilir.
Aktif Zimmet Raporu
Bu rapor iki ekranda da yer alır ancak kapsamı farklıdır. Genel Zimmet Yönetimi yönetimi Aktif Zimmet Raporu, sistemdeki tüm girişlere ait aktif zimmet kayıtlarını (yetki kapsamına göre)toplu olarak gösterir.
Ekibimin Zimmetleri ekranındaki Aktif Zimmet Raporu ise yalnızca ilgili yöneticiye bağlı çalışanların aktif zimmetlerini listeler. Bu sayede HR tarafında kurumgeneli görünüm alınırken, yönetici tarafında ekip bazlı odaklı takip yapılır.
Zimmet İşlemleri Raporu
Zimmet sürecinde gerçekleşen işlem hareketlerini yerel olarak izlemek için kullanılır. Talep oluşturma, güncelleme, onay, red , iptal ve benzeri adımların kayıtlarını bir arada sunarak süreç
takibi, denetim ve geriye dönük kontrol ihtiyaçları karşılar. Özellikle bir kaydın hangi aşamalardan değişimi mevcut olup olmadığına bakın için referans rapordur.
Teslim Edilenler Raporu
Offboarding veya getirisinde teslim işlemi ekipmanları listeler. Hangi cihazın kimden geldiği, ne zaman teslim edildiği bilgisi raporlanarak süreci tamamlanan kısmı
netleştirilir. Bu rapor, ekipmanların geri dönüşünü sağlamak ve kapanan teslim süreçlerini belgelemek için kullanılır.
Teslim Bekleyenler Raporu
Teslim sürecinin henüz tamamlanmadığını, yani çalışanda görünmeye devam eden ekipmanların olduğunu gösterir. Böylece İK ve yöneticilerin hangi kayıtları açık olduğundan, hangi dönüş
adımlarının beklediğini hızlı bir şekilde takip edebilir. Operasyonel olarak aksiyonun tamamlanması gerekenler görünür hale getiren rapordur
